Pagaliau pasisekė užlipti ant pirmojo karjeros laiptelio! Nesvarbu, kad pareigos – tik biuro administratorės ne itin didelėje įmonėje! Įmonė dar tik pradeda savo veiklą, vadinasi, ir nuo manęs priklausys, kokia ji bus. Esu naujo biuro – raštinės – šeimininkė, taigi sukursiu tokią darbo aplinką, kurioje dirbti bus patogu ir jauku pačiai ir bendradarbiams bei malonu užeiti lankytojams. Ir, kas be ko, vadovas įvertins mano gebėjimus, taigi, laikui bėgant, tikiuosi eiti aukštesnes pareigas.

Profesionalaus klientų aptarnavimo mokymai

Pirmas įspūdis kiek prislopina entuziazmą. 

Biuro patalpa nedidelė, pasirodo, patogumo per daug tikėtis negalima. Tačiau nusiminti neverta. Pirmiausia reikia įsikurti. Ko reikia darbo vietai įrengti? Visų pirma – stalo. Tinkamiausias – vidutinio dydžio. Ant mažesnio nepakaks vietos išdėlioti reikiamiems daiktams, ant didelio daiktai pasimes. Stalčiai? Yra ne tik stalčiai, bet ir spyna! Šiuose stalčiuose bus saugomi konfidencialūs dokumentai. Kur pastatyti kompiuterį? Gal pristatyti stalą kompiuteriui? Ne, čia ir taip ankšta. Paprašysiu staliaus įrengti ištraukiamą stalčiuką kompiuterio klaviatūrai. Šitaip sutaupysiu vietos. Ant stalo bus išdėliota trejetas padėklų dokumentams (einamieji reikalai, dokumentai parašui ir vykdymui, neskubūs ir baigti darbai), raštinės reikmenys (rašikliai, pieštukai, popierius užrašams, lipnūs lapeliai). Viršutiniame stalčiuje bus saugomi smulkūs raštinės reikmenys, spaudai, antspaudai. Antrame stalčiuje – informacinė medžiaga, telefono knygos, vizitinės kortelės, kompaktai. Trečias stalčius skirtas reklaminei medžiagai, neskubioms ir ne pačioms svarbiausioms užduotims. Apatiniame stalčiuje tilps pirmosios pagalbos vaistinėlė, liks vietoms ir kelioms asmeninėms smulkmenoms (juk mezginio į darbą nesinešiu).

Darbo vietoje būtinas kompiuteris. 

Kaip jį patogiau pastačius? Svarbu, kad į monitorių nepliekstų saulė, kita vertus, jis turi būti pasuktas taip, kad pašaliniai negalėtų matyti informacijos. Na, ir slaptažodžiu apsaugoti būtų ne pro šalį. Juk atsakomybė už informacijos saugumą tenka man!

Ant stalo išsiteks ir telefonas. 

Man pasisekė! Įmonė įsigijo telefono stotelę. Vadinasi, nepakildama iš savo darbo vietos, galėsiu jungti klientus su įmonės darbuotojais. Pagaliau ir pas vadovą darbuotojus iškviesti galėsiu iš savo darbo vietos, nereikės bėgioti po kabinetus. O čia kas dar? Faksas! Na, be pristatomo staliuko neišsiversiu! Ką gi, ant staliuko pastatysiu ne tik fakso aparatą, bet ir spausdintuvą.

Kur geriausia pastatyti atvirą spintą dokumentams? 

Jame sudėsiu einamojo laikotarpio medžiagą: laikino saugojimo dokumentus, informacinę literatūrą, žodynus. Čia bus galima susidėti aplankus, popieriaus atsargą, vokus ir pašto ženklus. Geriausia, kai dokumentai netoli darbo stalo. Gal pastatyti prie sienos už kėdės? Ar bus patogu prieiti? Manau, viskas priklausys nuo to, kaip sudėsiu dokumentus. Svarbu, kad dažniau naudojami būtų arčiau, po ranka, o tie, kurių reikia nedažnai, gali būti padėti tolėliau.
Puiku, kad baldai darbo vietai to paties stiliaus. Prie sienos arčiau durų pastatysime drabužių spintą. Dar reikia įsigyti keletą pakabų drabužiams. O štai čia, arčiau lango, tilps biuro virtuvėlės spintelė. Joje bus virdulys, indų arbatai ir kavai rinkinys. Lentynėlę reikės skirti ir produktams – cukrui, kavai, arbatai, saldumynams ar vaisiams.

Visa tai reikalinga mano darbo vietoje. 

Bet mano pareiga – pasirūpinti ir kitų biuro darbuotojų darbo priemonėmis. Teks išspręsti ne vieną galvosūkį, kol įgysiu patirties. Kiek rašomojo popieriaus, aplankų reikia vienam darbuotojui? Buhalterijos darbuotojui reikia daug aplankų, segtuvų. Pardavimo skyriui visuomet reikalingi aplankai su gumelėmis, aplankai vokai su segtukais, pristatymų aplankai su dvidešimčia ir daugiau skyrių, aplankai vadovui, įvairių rūšių segtuvai.

Patalpos nedidelės, prekių atsargų kaupti nebus galima. Bus nelengva numatyti, kiek ir kokių raštinės prekių reikės skyriams, kokiu periodiškumu jų įsigyti.

Kaip kontroliuoti raštinės prekių panaudojimą? 

Šiuo sudėtingu ekonominiu laikotarpiu išlaidos kanceliarinėms ir ūkinėms prekėms ribotos. Taupyti teks visiems. Ir skyrių darbuotojams teks suprasti, kad neracionaliai išnaudojus visas medžiagų atsargas, gauti jas galima tik dviem būdais: paprašyti kitame skyriuje arba nusipirkti už savo pinigus.

Tai materialioji mano darbo dalis. 

Kolektyvas draugiškai nusiteikęs, entuziastingas, manau, pasitardami šitą darbų barą įveiksime.
Didesnį nerimą kelia kita sritis – raštinės darbo organizavimas. Nuo ko pradėti, į ką reikėtų atkreipti dėmesį?
Raštinės darbą galima suskaidyti į dvi dalis. Pirmoji dalis susijusi su dokumentų valdymu: gautieji ir siunčiamieji dokumentai (korespondencija), dokumentų perdavimas įmonėje ir išsiuntimas kitoms organizacijoms, registravimas, informacijos paieška, dokumentų rengimas – dokumentų tekstų kūrimas, jų derinimas, pasirašymas. Šiai daliai galima priskirti ir darbuotojų supažindinimą su naujais teisės aktais, veiklos pasitarimų organizavimą, nutarimų vykdymo kontrolę.

Antroji dalis – organizacinė. 

Šios dalies funkcijos: pagalba vadovui. Jo darbo dienos planavimas, susitikimų, renginių ir kelionių koordinavimas, medžiagos pasitarimams rengimas, biuro funkcionavimo palaikymas ir materialinis aprūpinimas. Pagal tai ir apibrėžiamos užduotys, kurias spręs biuro administratorius, t. y. kokias funkcijas jis atliks. Bepigu didelėje įmonėje: visos šios funkcijos paskirstomos raštinės darbuotojams. Mažoje įmonėje jos tenka vienai biuro administratorei. Na, nusiminti neverta. Kuo didesni iššūkiai, tuo smagiau juos įveikti. Pagaliau labai smagu kontroliuoti visas šias funkcijas.

Dabar jau galima pereiti prie kito etapo: 

sudaryti dokumentą, reglamentuojantį biuro administratoriaus darbą. Tačiau skubėti rengti šį dokumentą neverta. Protingiau būtų kiek palaukti, kad išaiškėtų visos galimos funkcijos, darbo subtilumai. Pareiginiai nuostatai negali būti vienodi visose įstaigose. Jie skirsis priklausomai nuo įmonės dydžio, veiklos pobūdžio, struktūros, vadovo požiūrio į biuro administratoriaus funkcijas. Kol kas reikia kruopščiai stebėti, kokie darbai biuro administratorei pavedami, kokių papildomų įgūdžių ir kompetencijų reikės įgyti. Svarbu numatyti ne tik funkcijas, kurias teks atlikti, bet ir aptarti administratoriaus atsakomybę ir teises. Tik tada bus galima galutinai parengti dokumentą, kuris bus ne tik formalus teisės aktas, bet ir pagalbinė darbo priemonė. Šį didelį ir svarbų dokumentą, tikiuosi, parengti per pusmetį. Aišku, parengtus nuostatus parodysiu vadovui ir, tikiuosi, kad juos patvirtins be didelių pataisymų.

Dar vienas labai svarbus dokumentas

Privalu parengti dokumentų valdymo instrukcija, nustatanti bendras dokumentų rengimo, įforminimo ir jų tvarkymo bei apskaitos taisykles. Šis dokumentas turi būti parengtas kiekvienoje organizacijoje, įmonėje, įstaigoje. O gal atskiros instrukcijos nerengti, gal geriau kaip atskirą skyrių „Dokumentų valdymas“ įtraukti į vidaus tvarkos taisykles? Reikės pasvarstyti, kuris variantas mums priimtinesnis. Šioje instrukcijoje turi būti aprašyta, kaip bus rengiami dokumentai organizacijoje, trumpiausias jų judėjimo maršrutas, nurodyta, kas dokumentus registruoja, kur jie perduodami. Su ja privalo būti supažindinti visi darbuotojai be išimties. Pavyzdžiui, kiekvienas darbuotojas privalo žinoti, kad negalima priimti korespondencijos aplenkiant raštinę: visi gautieji dokumentai privalo būti užregistruoti. Turi būti numatyta, kokiuose registruose bus registruojami dokumentai, kas atsakingas už registrų pildymą.

Parengta instrukcija tiesiogiai susijusi su įmonės dokumentų apyvarta ir turi apibrėžti specifinius įmonės ypatumus. Jeigu organizacijoje per metus išleidžiami penki įsakymai, nėra prasmės jiems skirti itin daug dėmesio. Instrukcijoje kiekviena organizacija, siekdama vienodos dokumentų įforminimo formos, pateikia priedus: įmonėje rengiamų dokumentų sąrašą, neregistruotinų dokumentų sąrašą, tipines dokumentų formas, įforminimo pavyzdžius, raštus.

Organizuojant darbą, specifika bus ne pačios įmonės profilis, o dokumentų, kurie joje rengiami, profilis. Reikia nustatyti, kokių dokumentų organizacijoje rengiama daugiausia. Pavyzdžiui, prekybos įmonėje daugiausia bus užsakymų (paraiškų), sąskaitų faktūrų. Pirmiausia reikia nagrinėti būtent šiuos dokumentus ir jiems skirti dėmesį.

Kai išaiškės, kokie dokumentų srautai pereina per raštinę, koks vidutinis dokumentų kiekis per dieną, kokios operacijos bus atliekamos, gali tekti didinti darbuotojų skaičių ar kai kurias funkcijas perduoti kitiems darbuotojams. Galima orientuotis į tai, kad darbuotojas turi būti apkrautas darbu maždaug 80 proc. darbo laiko. Jeigu darbo daugiau, darbuotojas pajus didelę įtampą, ir tai turės įtakos jo darbo kokybei ir sveikatai, jeigu mažiau – darbuotojui reikėtų skirti papildomų užduočių. Per daug darbuotojų neužtikrina veiksmingo biuro darbo. Be to, visuomet lengviau priimti naują darbuotoją, negu atleisti jau dirbantį. Nemanau, kad pavyktų visiškai suvienodinti darbo krūvį biuro darbuotojams. Išeitis iš tokios padėties – pasiekti, kad darbuotojai vienas kitą pakeistų, kad mažiau užsiėmę darbuotojai padėtų tiems, kurie itin apsikrovę darbais.

Renkantis personalą būtina atsižvelgti į profesinius įgūdžius. 

Svarbu, kad kiekvienas tinkamai atliktų savo užduotis. Todėl labai daug tikimasi iš vadovo. Jis turėtų tiksliai apibrėžti kiekvieno funkcijas ir reikalauti jas tiksliai vykdyti. Darbuotojai skyriuje gali padėti vieni kitiems. Tačiau už savo darbą atsakyti privalo kiekvienas. Tikiuosi, kad sukursime sutartinai ir puikiai dirbančią komandą.

Jeigu vis dėlto susiklostytų tokia situacija, kai darbuotojai nesusitvarko su darbo krūviu, teks kreiptis į administraciją su prašymu padidinti etatų skaičių. Gerai, jeigu vadovas pats mato, kad darbas verda, ir darbuotojai nebesusitvarko. O jeigu teks įrodinėti? Tuomet tai daryti reikia profesionaliai, tinkamai argumentuoti. Kartais tenka netgi „pagąsdinti“ vadovybę, kad bus neigiamų padarinių: prarasime gerą reputaciją, grės baudos dėl ne laiku sutvarkytų dokumentų, skambins nepatenkinti klientai.

Klientai?!

Kaip sakoma, kuo giliau į mišką, tuo daugiau medžių. Būtina pagalvoti ir apie klientus. Reikia labai kruopščiai apgalvoti apie įmonės pristatymą telefonu, klientų priėmimą ir dar gausybę įvairių reikalų. Kartais atrodo, kad tokios daugybės darbų neįveiksiu, nes jie visi užgriūva kaip lavina vienu metu. Tačiau esu biuro administratorė ir savo sugebėjimus įrodysiu profesionaliai dirbdama. Todėl sakau sau: pirmyn karjeros laiptais!

Alina Tumonytė
Pačiolis – Biuro Administravimas