Kas negirdėję dabar tokios populiarios frazės „nieko nespėju – neturiu laiko!“ Turbūt visi. Tai tampa netgi savotiška mada: neturiu laiko, vadinasi, esu labai veiklus. O kaip laisvalaikis, bendravimas, galų gale – laikas sau? Dejuojame, kad jo tiesiog nėra! Ir svajojame, kad jei kas duotų atliekamą dieną, tai jau viską suspėtume! Deja, tai tik savęs apgaudinėjimas… Ar iš tiesų mus taip engia darbuose, kad nieko nebespėjame? O gal tiesiog nenorime (nemokame?) planuoti laiko?

Laiko planavimas ir valdymas, Manager.LT Akademija

I. Gal pabūkime… banglentininkais?

„Reikia planuoti laiką“ tapo bene antrąja madinga fraze, varančia mus į neviltį. Visų pirma apie tai kalbama tiek daug, kad jau nebesinori klausytis. Be to, reikia pripažinti, kad planuoti retas mėgsta… Sudėliojimas į lentynėles įspraudžia mus į tam tikrus rėmus, o kas labai jau džiaugiasi suvaržymais?

Pasvarstykime – gal paaiškės, kad laiko planavimas iš tiesų visai ne dar viena nereikalinga veikla? Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad planuodami darbus savo gyvenimą padarysime monotonišką. „Ne visai taip, – sako UAB „Vadybos pokyčių konsultavimas“ direktorius Vytautas Gaidamavičius. – Laiko planavimas nėra vien tikslus darbų sudėliojimas pagal minutes. Tai sugebėjimas planuoti savo laiką ir neleisti, kad jį planuotų kiti arba aplinkybės. Laiko planavimas – tai žinojimas, ką nori pasiekti, ir apsisprendimas, kokius žingsnius kada žengsi. Tas, kuris neplanuoja arba planuoja laiką netinkamai, gyvena taip pat kaip ir planuojantis, tik pasiekia mažiau – gal mažiau rezultatų, gal mažiau laisvo laiko turi, gal mažiau uždirba ar mažiau gali džiaugtis gyvenimu.“

V. Gaidamavičius sako, kad netgi laiko planavimo būdą galime pasirinkti. Galime būti tikslūs kaip vokiečiai ar japonai – dažniausiai kiekviena minutė aiškiai numatyta, o galima ir priešingai – kaip… banglentininkai. „Banglentininkas turi tikslą – skrieti bangos viršūne ir taip ilgai, kaip tik įmanoma. Jis laukia geriausio momento tam tikslui – bangoms – pasiekti. Dirbtinai jų sukelti negali, tad belieka laukti, o tuo metu tausoja jėgas ir mėgaujasi plaukiančiais dangumi debesimis…“

Pasak verslo konsultanto, laiko planavimas reiškia, kad gali planuoti rezultatus, pasitenkinimą ir patį gyvenimą. Vieni žmonės per tą patį laiką įgyvendina savo svajones, pasiekia neįtikėtinus rezultatus, o kiti lieka ten pat, kur ir buvę… Vieni didžiąją laiko dalį žengia per gyvenimą su šypsena ir ugnele akyse, kiti apimti nepasitenkinimo ir neigiamų emocijų…

Nuo ko priklauso žmogaus rezultatai ir laimė? Nuo to, kaip jis sugeba išnaudoti kiekvieną minutę. Laiko planavimas – tai ne vien tik darbo grafiko sudarymas ar prioritetų nustatymas…

Aukso vidurys

Taip pat tai nereiškia, kad viską turime suplanuoti tobulai.
„Jei planas bus tik sausas grafikas, jo laikydamiesi iš tiesų gyvensite nuobodžiai – be jokių naujovių. Tačiau jei planuosite tikslus ir prioritetus – tai, ką norite sukurti, pasiekti, turėti, padaryti, tuomet norėsite suplanuoti ir tai, kaip tai įgyvendinti. Tokiu atveju laiko planavimas taps draugu ir būdu pasiekti savo svajones, tapti laimingiems. Neplanuodami laiko, mes jo tiesiog neišnaudosime efektyviai – iššvaistysime jį. Per daug planuodami, nepatirsime malonumo jį naudodami ir dėl to mažės motyvacija planuoti… Svarbiausia rasti aukso vidurį ir sau tinkamiausią planavimo būdą“, – pataria verslo konsultantas V. Gaidamavičius.
Vadinasi, visiškai nebūtina viską griežtai sudėlioti ir netgi galima nuo to plano nukrypti (juk smagu žinoti, kad kartais galime leisti sau ko nors nepadaryti…). „Kartais sąmoningai leidžiu dienai ir įvykiams plaukti patiems, tačiau žinau, kokių rezultatų tikiuosi, ko ieškau, – leidžiu aplinkybėms mane nunešti ten, kur būčiau tinkamu laiku tinkamoje vietoje, nors ryte net nenutuokiau, kur, ką ir kada darysiu, – sako V. Gaidamavičius. – Tai nėra tradicinis laiko planavimo metodas, greičiau laiko planavimo būdas. Jei pakeliui atsirado geresnių galimybių, veiklos planus juk galima ir pakeisti.“

Ar tinkamai planuojame?

Sudarant savo dienotvarkę, niekas nestovės šalia ir jos netaisys. Taigi įvertinti, ar tinkamai viską sudėliojame, galime tik patys. Žinoma, tai parodys pasiekti (arba ne) tikslai. Tačiau gal nebūtina laukti fiasko? „Galima užduoti sau keletą klausimų ir į juos atvirai atsakyti“, – pataria V. Gaidamavičius.

Su savimi galima pažaisti ir „Taip ir ne“ žaidimą. Jeigu į kurį nors teiginį atsakysite „Ne“, vadinasi, laiko planavimo pagrindai nėra labai tvirti… Verta pamąstyti, kaip tas spragas (jos gali būti svarbios!) užlopyti.

II. Eizenhauerio metodas

UAB „Vadybos pokyčių konsultavimas“ direktorius pataria vadovautis Eizenhauerio metodu – suskirstyti darbus pagal svarbumą ir skubumą. Padėtų tokia lentelė:

.SkubuNeskubu
SvarbuIII
NesvarbuIIIIV

„Dauguma žmonių dirba pagal I kvadratą – skubu ir svarbu, t. y. dega, tad reikia gesinti gaisrus, nes darbą atlikti būtina (svarbu) ir padaryti reikia dabar (skubu). Dėl to nuolat bėgama ir stresuojama – tai tikrai ne daug pasiekiančių žmonių bruožai. Laimingi žmonės gyvena pagal II kvadratą – svarbu, bet neskubu. Tai galimybių išnaudojimas ir įgyvendinimas, tobulėjimas ir kūrimas, plėtra. Tai nėra problemų sprendimas ir šiandienės situacijos gerinimas, tai – perspektyvos užtikrinimas“, – paaiškina verslo konsultantas Vytautas Gaidamavičius.

Reikia numatyti tikslus

Dar vienas būdas (juos, žinoma, galima savaip keisti ir derinti) – numatyti tikslus mėnesiui, pusmečiui, netgi metams į priekį. Žinodamas, ko nori, apie ką svajoji, aiškiau suvoki, kaip tai pasiekti ir kryptingai keliauji tikslo link. „Turiu tikslų keliasdešimčiai metų į priekį, – sako V. Gaidamavičius. – Tiesiog svajoju apie kol kas nerealius dalykus, kurie mane džiugintų, ką norėčiau daryti, pasiekti, kuo būti. O tada tai svajonei paskiriu terminą. Pagal tai apsvarstau, ką turėčiau padaryti per trumpesnį laikotarpį, pavyzdžiui, ką pasiekti, sukurti ir kuo tapti per artimiausius penkerius metus, kad priartėčiau prie savo svajonių. O tada žvelgiu, ką turiu padaryti čia ir dabar – šiais metais, šį mėnesį, šią savaitę, kad svajonė taptų realybe daug greičiau nei numačiau. Ir tai darau – kiekvieną rytą skiriu kelias minutes dienai peržiūrėti, t. y. numatau kelias pagrindines gaires, kas per tą dieną turi įvykti, ką turiu nuveikti, sukurti. Aš gyvenu savo svajonių gyvenimą – pasirenku, ką darysiu, kad tai mane džiugintų dabar ir kad priartintų prie vienos ar kitos svajonės…“

Darbų kalendorius

Planuoti tai, ką gali padaryti čia ir dabar, geriausia kryptingai, tvarkingai ir būtinai raštu. Puiku, jei kompiuterio monitorius beveik visas apklijuotas lipniais popierėliais su reikiamais padaryti darbais – tai jau žingsnis į šiokį tokį planavimą (beje, tai nėra taip lengva: mokėti planuoti, kaip ir bet ką kitą organizuoti, reikia turėti įgūdžių!), tačiau laiko sutaupyti pavyks daugiau, jei darbai bus rašomi specialiame darbo kalendoriuje. Puiku, jei jame būtų ir svarbūs telefonų numeriai ir adresai – staiga prireikus nereikėtų karštligiškai raustis stalčiuose ar sklaidyti šūsnis popierėlių. Be to, jei darbai bus suplanuoti kelioms dienoms į priekį, bus aiškiai matyti, ką dar ir kur galima įterpti.

Tvarka

Tvarkinga darbo vieta padeda sutaupyti krūvas laiko. Kuo ji tvarkingesnė, tuo daugiau laiko sutaupote… Yra žmonių, kurie, vos tik pasibaigus darbo laikui, iškart meta tušinuką, kyla nuo stalo ir bėga pro duris. Atėję ryte į darbą puola tvarkyti savo darbo vietos, dėlioti dokumentų. Dar blogiau, jei valytoja juos sudėlioja savaip… Kaip žinoma, rytas – dažniausiai produktyviausias darbo metas, tad reikėtų sėsti ne dokumentų dėlioti, o nuveikti kai ką naudingiau. Beje, labai svarbu, kad kiekvienas daiktas, netgi sąvaržėlės ir trintukai, turėtų savo vietą!

Reikia atsižvelgti į organizmo poreikius

Pabandykit „pelėdai“ pasakyti, kad šeštą valandą ryto užbaigtų rengti ataskaitą, – kaipmat atsidursite nemėgstamiausių asmenų sąraše… Nors darbingiausias metas – 8–10 val. ir 14–16 val., tačiau reikėtų atsižvelgti ir į individualius poreikius.
„Man asmeniškai idealiausia būtų gyventi Ispanijoje, – juokiasi UAB „Vadybos pokyčių konsultavimas“ direktorius V. Gaidamavičius. – Pradėčiau anksti dirbti (pradedu dirbti 7 val. ryto), per pietus nusnausčiau siestos miego, o vakare griebčiau naujų jėgų antplūdį…“

Dienos išklotinė

„Tai puikus metodas įvertinti, kaip panaudoji savo laiką, – sako verslo konsultantas V. Gaidamavičius. – Tokią išklotinę patartina pasidaryti po 3–5 dienas kas keli mėnesiai: reikėtų žymėti absoliučiai visus veiksmus kas penkiolika minučių (netgi kavos pertraukėles ar pokalbius su kolegomis), o dienai baigiantis įvertinti, kurie veiksmai buvo rezultatyvūs, o kurie tik „suvalgė“ laiką. Atsižvelgdami į tai, lengviau nuspręsite, kaip elgsitės kitą dieną, ką darysite kitaip.“

Reikia išskirti svarbiausius darbus

Vertėtų prisiminti vieną auksinę taisyklę – neįmanoma visko padaryti tobulai, taip pat reikalauti iš savęs daugiau nei galite padaryti. Jei vienam darbui skyrėte daugiau laiko ir jį atlikote nepriekaištingai, kito greičiausiai jau taip gerai nepadarysite. Bet ar to reikia? Ar norime tapti idealūs, visiškai be priekaištų? Taip, greičiausiai norime. Tačiau turėtume nusileisti ant žemės ir suprasti, kad tai tiesiog neįmanoma. Taigi, kad netektų nusivilti ir graužtis, jog vėl kažkam neužteko laiko, patartina suskirstyti darbus į labai svarbius, svarbius ir ne tokius svarbius. Pirmiausia reikėtų imtis labai svarbių darbų, nes jei juos atidėsime, gali tiesiog neužtekti ne tik laiko, bet ir jėgų. Tada, galima sakyti, diena praėjo beveik veltui… Dažniausiai tie keli ne tokie svarbūs darbai nesuteikia nė pusės naudos, kiek galėtų suteikti vienas svarbus. Beje, čia ne pro šalį prisiminti ir italų ekonomisto V. Pareto dėsnį – 20 proc. atlikto darbo suteikia 80 proc. rezultatų. Kitaip tariant, 80 proc. laimėjimų pasiekiame atlikę 20 proc. darbų! Peršasi išvada, kad požiūris „kuo daugiau dirbsiu, tuo daugiau pasieksiu“ nėra visiškai teisingas! Geriau atlikti mažiau, bet efektyviau ir tai, kas būtina. Tad atsakykite sau, ar būtina padaryti absoliučiai viską?! O ar nepagalvojote, kodėl tiek daug žmonių darbus atlieka paskutinėmis termino dienomis? Todėl, kad čia puikiai tinka V. Pareto dėsnis – nebūtina maksimaliai išnaudoti visą laiką, kad pasiektum rezultatą. Be to, prisiminkime ir tai, kaip jaučiamės, kai nespėjame įgyvendinti viso savo plano – pykstame, nervinamės, nuliūstame ir galiausiai prarandame motyvaciją… Tai nereiškia, kad į planą reikia numoti ranka, tai reiškia, kad pirmiausia reikėtų ugdyti sveiką požiūrį į laiką ir planavimą.

Reikia palikti laiko nenumatytiems darbams

Įsivaizduokite, kad važiuodami iš susitikimo įstrigote spūstyje ar sugedo jūsų automobilis… Galų gale vadovas pavedė atlikti neplanuotą užduotį. Ką darote? Nervinatės, negalite susikaupti, nes žinote, kad pagal planą tuoj pat turite atlikti kitą darbą. Nespėsite padaryti, ir grandinė sugrius… Kaltinate save, kad nesugebate laikytis dienotvarkės, pykstate, kad taip nesiseka… Kad viso to išvengtumėte, palikite savo dienotvarkėje kažkiek laiko nenumatytiems darbams. Kiek – priklauso nuo daugelio dalykų: jeigu darbe tenka gana dažnai atlikti nenumatytus darbus, vadinasi, palikti reikės daugiau; jei visas darbo valandas galite koreguoti savo nuožiūra – palikite mažiau.

Reikia planuoti laisvalaikį

Kad ir kaip keistai skambėtų, planuoti būtina ne tik darbus, bet ir laisvalaikį!
„Svajones reikia įgyvendinti ne tik profesinėje srityje, bet ir apskritai gyvenime – kaip išmokti ispanų kalbą, kaip paskraidyti su jėgos aitvaru ar iššokti su parašiutu, kaip aplankyti geriausius spektaklius, jei to neplanuosime? Jei neplanuosime laisvalaikio, tai jį praleisime drybsodami prieš televizorių ir nei pailsėsime, nei patobulėsime, nei ką nors pradžiuginsime. Net neatsiminsime, kaip praėjo savaitgalis“, – įsitikinęs V. Gaidamavičius.

Pasak verslo konsultanto, laiko turime visi vienodai – 24 valandas per parą, ir dažniausiai nuo mūsų pačių priklauso, kaip jį išnaudosime. „Jei žmogus brangina savo laiką – ir darbo, ir asmeninį, dažniausiai kelios valandos jų laisvalaikio būna kur kas įdomesnės ir turiningesnės nei turinčių marias laiko ir jo nevertinančių. Pastarieji laisvalaikį iššvaisto taip pat kaip ir darbo laiką – gal žiūri televizorių ar pan., o tie, kurie laisvo laiko turi mažiau, spėja ir pasportuoti, ir su mielais žmonėmis susitikti, ir knygą paskaityti ar į teatrą nueiti. Jie neturi daugiau laisvo laiko, tačiau jis malonesnis…“

O jeigu nuolat skundžiatės, kad laisvalaikio apskritai neturite, nes tam nėra laiko, paklauskite savęs, ką darytumėte sužinoję, kad jums liko gyventi, tarkim, porą mėnesių. Turbūt nebesėdėtumėte viršvalandžių darbe? Susitiktumėte su brangiais žmonėmis, skaitytumėte knygą, kuri jau nuo senų senovės dulka lentynoje, aplankytumėte nežinia kada matytą draugą… Atsirastų laiko? Žinoma! Tai kodėl jo nėra dabar?

III. Skelbiame karą laiko vagims!

Darbai suplanuoti, laisvalaikis – taip pat, tačiau plano laikytis visiškai nepavyksta… Darbų krūva negailestingai didėja, šefas grūmoja, o priežasties atkapstyti niekaip nepavyksta…

Vertėtų peržvelgti, kaip prabėga darbo diena (čia labai praverstų minėtos dienos išklotinės – taigi patarimai nelaužti iš piršto!). Ar ji kartais nepanaši į tokią: iš ryto skaitote korespondenciją (juk reikia viską žinoti – svarbiausius įvykius, aktualijas, rinkos padėtį ir t. T.), tada dar užsuka kolegė (juk reikia išgerti rytinę kavą ir aptarti naujienas!), vėliau tvarkote darbo stalą, rūšiuojate dokumentus (prieš pradedant rimtai dirbti reikia paruošti darbo vietą!), pagaliau imatės darbo, tik nelabai aišku, kaip jį atlikti, tad naršote internete ir stengiatės susigaudyti, užuot paklaususi šalia sėdinčio kolegos (juk viską norisi atlikti savarankiškai!). Vėliau dar kolegė paprašo pagalbos, nes pati niekaip nesusidoroja su pavesta užduotimi. O baigiantis darbo dienai paaiškėja, kad keli svarbūs darbai liko net nepradėti, ataskaitos neparengtos, tad tenka sėdėti viršvalandžius, kad kuo mažiau darbų reikėtų atidėti rytojui… Vadinasi, šįvakar laisvalaikio kaip ir nebelieka… Jei dienotvarkė nors šiek tiek panaši į aprašytąją, vadinasi… Turite rimtų priešų. Tai – laiko rijikai. Kuo jų daugiau, tuo labiau nieko nespėjate. Kaip su jais kovoti? Pirmiausia juos reikėtų pažinti.

Savi:

Nepripažįstami:

Svetimi:

Maži:

Kovojant su vadinamaisiais laiko vagimis labai pagelbėtų testas-lentelė. Ją užpildžius būtų aišku, kuris (ar kurie) darbai suryja daugiausia laiko.

Mano laiko vagysBeveik visadaDažnaiKartaisBeveik niekada
1. Telefonas nuolatos trukdo, pokalbiai dažniausiai trunka per ilgai.....
2. Dėl daug lankytojų arba bendradarbių dažnai neprisėdu prie savo tiesioginio darbo.....
3. Pokalbiai ir diskusijos užtrunka pernelyg ilgai, o rezultatai dažnai manęs netenkina.....
4. Didelius ir nemalonius darbus dažnai tenka atidėti arba man sunku juos pabaigti iki galo, nes neturiu tam ramybės (vilkinimo efektas).....
5. Dažnai trūksta aiškių prioritetų, bandau atlikti pernelyg daug darbų vienu metu. Per daug mažmožių tenka daryti ir pernelyg mažai laiko lieka susikaupti ir atlikti esminius darbus.....
6. Savo terminus pagal numatytą laiko planą dažnai turiu keisti arba pajėgiu išlaikyti tik taikydamas savotišką spaudimą, nes vis koks nors darbas įsimaišo tarp skubių darbų.....
7. Turiu pernelyg daug popierių ant savo darbo stalo: korespondencija ir gilinimasis atima per daug laiko. Tvarka ant mano stalo toli gražu ne pavyzdinė.....
8. Bendravimas su kitais dažnai būna per menkas. Pavėluota informacija, nesusipratimai ar trintis gana dažni mano darbe.....
9. Aiškus ir konkretus tikslų nustatymas ir darbe, ir asmeniniame gyvenime man nebūtinas, t. y. Nematau prasmės gilintis į tai, ką kasdien darau.....
10. Kartais man trūksta būtinos disciplinos, siekiant padaryti tai, ką darau kasdien.....
Susumuokite rezultatus....
Skilčių rezultatus padauginkite iš× 0× 1× 2× 3
Suskaičiuokite rezultatus= 0+++

.=……….. BALŲ

0–13 balų
Jums nelabai sekasi planuoti laiką ir dažnai užsiimate kitais reikalais. Laiko planavimas padės jums atverti naujas ir sėkmingas perspektyvas ir darbe, ir apskritai gyvenime.

14–21 balas
Jūs bandote planuoti savo laiką, tačiau nesate gana nuoseklus, kad pasiektumėte maksimalią naudą ir sėkmę.

21–25 balai
Jūs gerai planuojate savo laiką ir tai galite daryti dar tobuliau.

26–30 balų
Sveikiname! (jei iš tiesų sąžiningai viską įvertinote.) Esate pavyzdys kiekvienam, kas nori išmokti planuoti savo laiką. Leiskite ir kitiems pasidžiaugti jūsų patirtimi!

Galimos išvados

Neleisk, kad su tavo turtu – laiku – kiti elgtųsi kaip panorėję ir jį švaistytų. Tačiau atmink – mes patys padedame vogti savo laiką.
Laiko planavimas iš tikrųjų reiškia tai, kad jūs kontroliuojate savo veiklą, tikslus, darbus ir patį save.

Laiko planavimas išugdomas!

Skaistė Mažuolytė
Žurnalas – Biuro administravimas